Оглавление
- Создание сводной таблицы вручную
- Как вставить таблицу в ячейку Excel
- Как обновить сводную таблицу.
- Плюсы сводных таблиц
- Что такое сводные таблицы Excel 2010 и как правильно создавать сводные таблицы
- Как сделать сводную таблицу в Excel из нескольких листов
- Как создать сводную таблицу?
- Как продлить табличный массив
Создание сводной таблицы вручную
Иногда ни одна из сводных таблиц, предлагаемых инструментами быстрого анализа или кнопкой Рекомендуемые таблицы, не подходит. В подобных случаях можно либо выбрать готовый образец сводной таблицы, макет которого наиболее близок к требуемой вам сводной таблице, либо создать нужную таблицу “с нуля”. Создать сводную таблицу вручную не так уж и трудно, как может показаться на первый взгляд.
Чтобы создать сводную таблицу вручную на основе листа с анализируемыми данными, установите курсор ячейки в одной из ячеек списка данных и щелкните на кнопке Сводная таблица, находящейся на вкладке ленты Вставка.
На экране появится диалоговое окно создания сводной таблицы, и будут выделены все данные в списке, в котором находится курсор ячейки (вокруг списка появится мерцающая пунктирная рамка). Можете откорректировать этот диапазон в текстовом поле Таблица или диапазон, если рамка не включает какие-либо данные, которые следует консолидировать. По умолчанию Excel создает сводную таблицу на новом рабочем листе, добавляемом в книгу. Если хотите, чтобы сводная таблица была создана на том же листе, где находятся исходные данные, щелкните на кнопке На существующий лист, а затем в поле Диапазон укажите ячейки, в которых будет находиться сводная таблица. (Проверьте, не будет ли перекрывать создаваемая сводная таблица данные, уже существующие на рабочем листе.)
Если источник данных сводной таблицы представляет собой внешнюю базу данных, созданную в другой программе, такой как Access, установите переключатель Использовать внешний источник данных. Потом щелкните на кнопке Выбрать подключение, а затем в открывшемся диалоговом окне выберите требуемое подключение. Кроме того, Excel поддерживает анализ данных для нескольких связанных таблиц листа (так называемая “модель данных”). Если данные новой сводной таблицы будут анализироваться наряду с данными существующей сводной таблицы, то установите флажок Добавить эти данные в модель данных.
После того как будет определен источник данных и указано место расположения сводной таблицы, щелкните на кнопке ОК, и программа добавит пустую сетку для новой таблицы, а также откроет в правой части области рабочего листа панель Список полей сводной таблицы. Эта панель разделена на две части. Вверху находится список полей источника данных, которые можно добавить в сводную таблицу, а внизу — область, разделенная на четыре зоны: ФИЛЬТРЫ, СТРОКИ, СТОЛБЦЫ и ЗНАЧЕНИЯ.
Чтобы завершить создание сводной таблицы, осталось назначить поля, перечисленные в списке, различным частям таблицы. Эта задача осуществляется путем перетаскивания имени поля из списка в соответствующую зону нижней части панели задач Поля сводной таблицы.
- ФИЛЬТРЫ. Здесь содержатся поля, позволяющие фильтровать данные таблицы. Так, например, если перетащить сюда поле года, то можно будет отображать в таблице сводные данные для каждого конкретного года, представленного в списке данных.
- СТОЛБЦЫ. Здесь содержатся поля, определяющие данные, которые отображаются в столбцах сводной таблицы.
- СТРОКИ. Здесь находятся поля, определяющие данные, которые отображаются в строках сводной таблицы.
- ЗНАЧЕНИЯ. Здесь содержатся поля, определяющие, какие данные будут отображаться в ячейках таблицы, т.е. значения, консолидируемые в последнем столбце (по умолчанию суммируемые).
Чтобы лучше понять, как эти зоны связаны со сводной таблицей, посмотрите на готовую таблицу, показанную скриншоте ниже.
В этой сводной таблице в качестве фильтра из списка данных было выбрано поле Дата. Поле Категория я назначил меткам строк. В качестве значений были выбраны поля Расход и Доход.
В результате выполненного выбора в сводной таблице теперь отображается сумма расходов и доходов по категориям с возможностью выбора конкретной даты.
После создания новой сводной таблицы (или выбора ячеек существующей таблицы рабочего листа) программа отображает контекстную вкладку Анализ из группы контекстных вкладок Работа со сводными таблицами — последняя автоматически добавляется на ленту. Среди множества групп этой вкладки в правой части находится группа Показать, включающая следующие полезные команды.
- Список полей. Служит для сокрытия и отображения списка полей на панели задач в правой части области рабочего листа.
- +/- Кнопки. Используется для сокрытия и отображения кнопок сворачивания (-) и разворачивания (+) конкретных строк и столбцов, позволяющих временно удалять и отображать в сводной таблице конкретные значения.
- Заголовки полей. Служит для сокрытия и отображения полей, назначаемых меткам строк и столбцов сводной таблицы.
Как вставить таблицу в ячейку Excel
Использование таблиц в Эксель не представляет особой сложности даже для неопытных пользователей, однако для получения необходимого результата нужно соблюсти алгоритм действий. Вставка таблицы может быть произведена различными методами. Для конкретной цели каждый способ имеет свои достоинства и недостатки, которые будут рассмотрены ниже.
Как вставить таблицу в Excel
Когда у пользователя уже существует заполненный диапазон с данными, можно произвести его преобразование в таблицу:
- В этих целях курсор ставится в какую-либо из ячеек массива и выполняется «Вставка» – «Таблицы» – «Таблица».
- Открывается диалоговое окно в целях габаритов таблицы (данные возможно исправить, когда они выделены ненадлежащим образом).
- После нажатия «ОК» таблица будет готова.
- Возможно совершить это с помощью сочетания горячих клавиш «Ctrl+T».
Когда необходимо создать таблицу с начала, следует:
- Выделить определенный диапазон ячеек, где должен быть расположен элемент.
- Затем аналогичным способом выполняется команда «Вставка» – «Таблицы» – «Таблица» или используется комбинация клавиш «Ctrl+T».
- После этого пользователю останется лишь провести переименование столбцов и заполнение самой таблицы данными.
Чтобы добавить строку либо столбец в середину таблицы, следует выделить ячейку в структуре и кликнуть правой клавишей мышки. Далее в контекстном меню нажать «Вставить» и выбрать один из способов:
- Столбцы таблицы слева.
- Строки таблицы выше.
1
Вставка таблицы из Word в ячейку Excel
Чтобы вставить таблицу из редактора Ворд в ячейку Эксель, необходимо:
- Выделить непосредственно таблицу в Ворд, кликнув на иконку слева вверху таблицы.
2
- Сделать щелчок правой клавишей мыши в каком-либо месте выделенного диапазона и выбрать «Копировать». Для копирования в буфер обмена можно воспользоваться комбинацией кнопок «Ctrl» + «C».
3
- Открывается новый файл редактора Эксель. На листе Эксель выделяется левый верхний угол диапазона, куда необходимо импортировать выделенную таблицу Ворд. В меню «Главная» в группе «Буфер обмена» нажимается «Вставить». Чтобы вставить таблицу, можно воспользоваться комбинацией кнопок «Ctrl» + «V».
4
- Чтобы изменить форматирование выделенной таблицы, требуется кликнуть правой клавишей мыши на одну из ячеек. В меню «Параметры вставки» есть такие варианты действий:
- чтобы сохранить форматирование, которое применяется к ячейкам страницы в Эксель, нажимается вариант «Использовать форматы конечных ячеек»;
- чтобы сохранить форматирование таблицы Ворд, выбирается опция «Сохранить исходное форматирование».
5
- Чтобы исправить форматирование, нажимается клавиша «Параметры вставки», а потом выполняются действия, которые описаны ниже:
- Для использования форматирования, которое применяется к ячейкам страницы, выбирается опция «Использовать форматы конечных ячеек».
- Для использования форматирования таблицы Ворд выбирается вариант «Сохранить исходное форматирование».
Эксель вставляет содержимое ячеек таблицы Ворд в отдельный элемент. По окончании вставки сведений их возможно распространить на остальные ячейки в столбце (к примеру, разделяя имя и фамилию, чтобы они показывались в разных ячейках) при помощи команды «Текст по столбцам».
Вставка таблицы в виде рисунка
Когда необходимо импортировать скопированную таблицу в качестве обыкновенной картинки, выполняется это таким способом:
- После копирования требуемой таблицы необходимо войти в контекстное меню выбранной для вставки ячейки. Затем выбрать пункт «Рисунок» в опциях «Специальной вставки».
6
- Благодаря этому можно получить продублированную в форме изображения таблицу, которая можно перемещать. Кроме того, допустимо переворачивать ее и изменять размеры. Однако редактировать сведения и менять их вид уже не удастся.
Как обновить сводную таблицу.
Хотя отчет связан с исходными данными, вы можете быть удивлены, узнав, что Excel не обновляет его автоматически. Это можно считать небольшим недостатком. Вы можете обновить его, выполнив операцию обновления вручную или же это произойдет автоматически при открытии файла.
Как обновить вручную.
- Нажмите в любом месте на свод.
- На вкладке «Анализ» нажмите кнопку «Обновить» или же нажмите клавиши ALT + F5.
Кроме того, вы можете по щелчку правой кнопки мыши выбрать пункт Обновить из появившегося контекстного меню.
Чтобы обновить все сводные таблицы в файле, нажмите стрелку кнопки «Обновить», а затем — «Обновить все».
Примечание. Если внешний вид вашей сводной таблицы сильно изменяется после обновления, проверьте параметры «Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении» и « Сохранить форматирование ячейки при обновлении». Чтобы сделать это, откройте «Параметры сводной таблицы», как это показано на рисунке, и вы найдете там эти флажки.
После запуска обновления вы можете просмотреть статус или отменить его, если вы передумали. Просто нажмите на стрелку кнопки «Обновить», а затем — «Состояние обновления» или «Отменить обновление».
Автоматическое обновление сводной таблицы при открытии файла.
- Откройте вкладку параметров, как это мы только что делали.
- В диалоговом окне «Параметры … » перейдите на вкладку «Данные» и установите флажок «Обновить при открытии файла».
Плюсы сводных таблиц
Отчеты в формате сводных таблиц обладают серьезными преимуществами перед другими типами отчетов в Excel. Рассмотрим каждое из них:
- Таблица составляется по практически любому объему данных.
- Редактировать вид отчета можно через меню форматов – встроенная библиотека содержит множество цветовых тем таблиц.
- Возможно объединение данных в более широкие группы, например несколько дат объединяются в кварталы.
- По результатам отчета можно провести расчеты с помощью инструментов Excel, это не повлияет на источники данных.
- Информация в сводной таблице может стать основой для составления графика или другого визуального отчета.
Что такое сводные таблицы Excel 2010 и как правильно создавать сводные таблицы
Сводные таблицы считаются одним из самых мощных инструментов Excel для работы с данными. Они существуют для того, чтобы упростить сложную и громоздкую таблицу, а результаты вычислений сделать простыми, понятными и доступными. Но! Далеко не из каждой таблицы можно сделать сводную.
Таблица должна быть в виде обычного списка, то есть заголовки столбцов могут находиться только в первой строке. Пример такой таблицы я привела на рис. П1.1.
Рис. П1.1. Пример таблицы в виде списка
Если у вас в таблице есть какие-нибудь промежуточные заголовки или промежуточные итоги, то их нужно удалить. Чтобы не объяснять словами всю пользу сводной таблицы, я покажу это на примере. Жмем кнопку Сводная таблица в группе Таблицы меню Вставка (рис. П1.2).
Рис. П1.2. Кнопка для создания сводной таблицы
Откроется окно. В нем нужно сначала выбрать таблицу или диапазон таблицы, для которого составляется сводная таблица, и указать, куда ее поместить. Можно расположить ее на новом листе, а можно — рядом с исходной таблицей, на тот же лист, как вам будет удобнее (рис. П1.3).
Рис. П1.3. Вставка сводной таблицы
Я вставила сводную таблицу на тот же лист. В правой части окна появилась панель-конструктор для создания сводной таблицы, а сверху новая группа вкладок — Работа со сводными таблицами.
Как делается сводная таблица?
В правой части панели, которая называется Список полей сводной таблицы, вы видите список заголовков столбцов из таблицы, показанной на рис. П1.1. Из этих полей вы теперь, как из конструктора, можете скомпоновать новую таблицу. Для этого нужно мышкой перетащить название поля в необходимую область. Я решила, что названия месяцев у меня будут в столбцах сводной таблицы, а фамилии — в строках, а поле Значения я заполню значениями из столбца Получено. То есть в сводную таблицу войдут только данные о полученных деньгах. Результат показан на рис. П1.4.
Рис. П1.4. Сводная таблица. Сумма
Сводная таблица называется именно так потому, что сводит все ваши результаты в простую таблицу, подводя общие итоги. В данном случае таблица суммирует данные (в графе Значения написано Сумма по полю Получено). Кстати, откройте на вкладке Параметры список кнопки Вычисления (рис. П1.5).
Рис. П1.5. Сводная таблица. Среднее значение
Я выставила итоги по среднему значению, и, как видите на рис. П1.5, теперь сводная таблица считает не сумму по месяцам и фамилиям, а среднее значение: среднюю зарплату по месяцам и среднее значение по работнику. Кроме того, вы можете по значениям сводной таблицы составить сводную диаграмму (рис. П1.6).
Рис. П1.6. Сводная диаграмма
При этом появляется группа вкладок Работа со сводными диаграммами, в которой для вас нет ничего нового. Мы все это рассматривали, когда разбирали работу обычных диаграмм
Кстати, обратите внимание: я поменяла местами строки и столбцы, поэтому итоги считаются теперь по значению столбца Остаток (см. рис
П1.6). Я сделала это просто так, чтобы вы знали, что значения столбцов, строк и поле значений можно тасовать так, как вам удобно.
А еще в сводную таблицу можно вставить срез. Это дополнительный фильтр, который позволяет сделать результат еще нагляднее (рис. П1.7).
Рис. П1.7. Вставка среза
В группе Сортировка и фильтр вкладки Параметры нужно нажать кнопку Вставить срез и выбрать параметр, по которому вы хотите отфильтровать данные. Я указала месяц. Теперь вы сможете в окошке среза выбрать конкретный месяц, и в сводной таблице будут отображаться только данные, относящиеся к этому месяцу (см. рис. П1.6). В вашем распоряжении также появится целая вкладка — Инструменты для среза. Кстати, вы можете вставить в таблицу не один срез, а несколько.
Я вам рассказала самые простые приемы работы со сводными таблицами. Если разберетесь с этим, сможете понять и все остальное. Только не забывайте о том, что прежде, чем создавать сводную таблицу, исходную таблицу нужно к этому подготовить, то есть сделать так, чтобы она не содержала никаких промежуточных заголовков и итогов. Ну а если что-то все-таки непонятно или вы хотите более подробно изучить возможности сводных таблиц, то рекомендую обратиться к материалам специального сайта Сводные таблицы Excel 2010, который целиком и полностью посвящен методам работы с данными в сводных таблицах Excel 2010.
Как сделать сводную таблицу в Excel из нескольких листов
Данные о деятельности компании иногда оказываются на разных листах в одном документе. Вновь воспользуемся Мастером сводных таблиц, чтобы получить сводный отчет.
- Откройте Мастер сводных таблиц и диаграмм. В окне первого шага нужно выбрать источник данных «в разных диапазонах консолидации» и тип «сводная таблица».
- На втором шаге выбираем пункт «Создать поля страницы». Откроется окно выбора диапазонов. Сначала выделяем ячейки с информацией на первом листе и нажимаем кнопку «Добавить». Далее нужно переключиться на следующий лист с данными, выделить их и нажать кнопку «Добавить». После внесения всех ячеек в список выбираем количество полей и их очередность. Если информация добавлена правильно, можно перейти к следующему шагу по кнопке «Далее».
15
- Размещаем табличку на новом листе или на одном из существующих листов и нажимаем «Готово».
Как создать сводную таблицу?
Прежде всего, надо иметь основу для сводной таблицы. Это должен быть вертикальный список, отформатированный как таблица, у которого есть «шапка» с названиями стоблцов. Наша таблица представляет из себя список покупок и имеет следующие заголовки: номер, заказчик, цена, кол-во, стоимость и дата. Чтобы прикрутить к существующей таблице сводную, активируйте любую ячейку внутри списка, откройте меню «Вставка» и выберете пункт «Сводная таблица». Он находится в правом верхнем углу.
В появившемся окне вы должны указать область или имя таблицы. Обычно оно уже указано по умолчанию. Также можно выбрать: создать сводный список на текущем листе или на новом. Для удобства откроем еще один лист.
На новом листе появится область для будущей таблицы и список полей. Среди них вы увидите заголовки столбцов с предыдущего листа.
Чтобы сформировать сводную таблицу, надо определить, по какому критерию мы будем ее собирать. В нашем случае фильтром отчета может быть Заказчик. Надо захватить этот заголовок и с помощью мыши перетащить его в соответствующую область.
Сводные таблицы очень часто используют для контроля и составления отчетов, ведь с их помощью можно быстро анализировать данные по многим параметрам. Например, нам необходимо видеть, сколько было куплено фруктов. Для этого в качестве названия строк используем Товар. Теперь выбранные поля будут отмечены галочками, а в области таблицы уже начнет вырисовываться понятный список.
Удобно то, что для каждой области можно выбрать несколько полей. Например, если указать в названии строк еще и цену товара, она будет стоять отдельной подписью под каждым пунктом. Чтобы было понятно, в какой день заказчики покупали фрукты, перетащим в область названия столбцов поле Дата. Отображение этих данных можно дополнительно настроить, кликнув левой кнопкой мыши по названию поля и выбрав пункт «Группировать».
Здесь можно указать период времени, за который будет отображаться информация, а также шаг: дни, месяцы, кварталы и т.д.
Чтобы заполнить сводную таблицу данными, перетащим в область значений поле Стоимость. Теперь наш документ выглядит как полноценная таблица. Она отображает стоимость товара, проданного в определенные даты.
Сводная таблица готова, а значит, можно начать с ней работать. Разберемся с тем, для чего нужен фильтр отчета. Для этого кликнем по ячейке «Все». В выпадающем списке появятся наши заказчики. Можно отсортировать таблицу, выкинув из нее данные по одному из них.
Если выбрать Гену, в таблице будут указаны только те фрукты, которые купил он. Представьте теперь, что в списке не два, а сто заказчиков и несколько сотен товаров: в таком случае не обойтись без сводной таблицы.
Сортировать можно не только по фильтру отчета, но и наименованию строк и столбцов. Например, если нас интересует результат продажи определенных товаров, мы можем изменить сводную таблицу, выделив только те строки, которые хотим.
Кроме того, у поля значений есть дополнительные параметры отображения информации. Чтобы открыть окно с их настройками, кликните по названию вашего значения — у нас это Сумма по полю Стоимость. В разделе с параметрами можно выбрать не сумму, а количество. Тогда вместо стоимости товара будет показано, сколько раз его покупали.
Все поля можно менять местами, просто перетаскивая их мышкой. Например, изменим фильтр отчета сводной таблицы: поставим на его место дату, а поле с заказчиком перенесем в названия столбцов. Таблица моментально перестроится и примет следующий вид:
Мы также можем сортировать списки по строкам, столбцам и фильтру отчета. Например, если отфильтровать таблицу по дате, мы увидим только те продажи, которые произошли в выбранный день.
Сводные таблицы открывают для пользователя много новых и полезных возможностей, которые сильно упрощают работу в Excel. Начав с простого примера и освоив эту функцию, вы сможете с легкостью оперировать большими объемами данных и быстро создавать отчеты по разным критериям.
Как продлить табличный массив
Есть несколько распространенных методов выполнения поставленной задачи, каждый из которых заслуживает подробного рассмотрения. Все способы реализуются за счет встроенных в программу инструментов.
Способ 1. Использования опции «Размер таблицы»
С помощью этой функции можно корректировать значения в созданном массиве, задавая новый диапазон для него. Чтобы увеличить табличку, используя этот инструмент, потребуется проделать следующие шаги:
- Выделить все ячейки табличного массива, зажав левую клавишу манипулятора.
- Перейти в раздел «Вставка», находящийся в верхней панели главного меню программы.
- Развернуть подраздел «Таблицы», кликнув ЛКМ по стрелочке снизу.
- Выбрать нужный вариант создания таблицы и нажать по нему.
Выбор варианта создания таблицы в Excel
- В открывшемся окошке будет задан диапазон выделенных ранее ячеек. Здесь пользователю необходимо поставить галочку напротив строчки «Таблица с заголовками» и щелкнуть по «ОК».
Установка галочки в поле «Таблица с заголовками»
- В верхней панели опций MS Excel найти слово «Конструктор» и кликнуть по нему.
- Щелкнуть по кнопке «Размер таблицы».
- В появившемся меню нажать на стрелку, находящуюся справа от строчки «Выберите новый диапазон данных для таблицы». Система предложить задать новый диапазон ячеек.
Указание диапазона для продления табличного массива в MS Excel
- Выделить ЛКМ исходную таблицу и нужное количество строк под ней, которые необходимо добавить к массиву.
- Отпустить левую клавишу манипулятора, в окне «Изменение размеров таблицы» нажать по «ОК» и проверить результат. Изначальный табличный массив должен расшириться на заданное количество ячеек.
Финальный результат расширения массива
Способ 2. Расширение массива через контекстное меню
Самый простой метод, позволяющий быстро увеличить диапазон ячеек у любой таблички в Excel. Для его реализации необходимо проделать несколько шагов по алгоритму:
- Правой клавишей мышки нажать по любой строчки исходного табличного массива.
- В окне контекстного типа нажать по слову «Вставить».
Вставка дополнительной строчки в табличку Эксель
- Проверить результат. Под строкой, на которой пользователь щелкал ПКМ, появится дополнительная пустая строчка. Аналогичным образом можно добавить несколько строк, столбцов на усмотрение человека.
Результат вставки элементов
Способ 3. Добавление новых элементов в таблицу через меню «Ячейки»
В Microsoft Office Excel есть специальная опция, отвечающая за настройку ячеек массива. В этом разделе можно изменить размер элементов, деинсталлировать лишние или добавить недостающие. Алгоритм по добавлению ячеек в созданный табличный массив выглядит следующим образом:
- Войти во вкладку «Главная» в верхней области программы.
- В отобразившейся панели инструментов найти кнопку «Ячейки», которая располагается в конце списка опций, и кликнуть по ней ЛКМ.
Кнопка «Ячейки» в верхней панели инструментов программы Excel
- После выполнения предыдущей манипуляции развернется дополнительное окно, в котором будет представлено несколько вариантов работы с ячейками. Здесь пользователю нужно развернуть подраздел «Вставить», кликнув по соответствующему слову.
- В контекстном меню выбрать один из представленных вариантов вставки ячеек. В данной ситуации целесообразно выбрать либо пункт «Вставить строки на лист», либо «Вставить столбцы на лист».
Выбор нужного варианта вставки
- Удостовериться, что диапазон исходной таблички расширился соответствующим образом в зависимости от выбранного варианта.
Способ 4. Расширение массива путем добавления сразу нескольких строчек или столбиков
Чтобы не добавлять по одной пустой строке или столбцу, добиваясь увеличения таблицы, можно сразу вставить несколько элементов. Для выполнения поставленной задачи необходимо действовать по следующей инструкции:
- В исходном табличном массиве выделить нужное количество строк левой клавишей манипулятора. Впоследствии к табличке добавится столько строчек, сколько было выделено изначально.
- По любому месту выделенной области щелкнуть правой кнопкой мышки.
- В меню контекстного типа нажать ЛКМ по варианту «Вставить…».
Действия по добавлению в таблицу Excel нужного числа строчек
- В небольшом открывшемся окошке поставить тумблер рядом с параметром «Строку» и кликнуть по «ОК».
- Проверить результат. Теперь к таблице под выделенными строками добавится такое же количество пустых строчек, что приведет к увеличению массива. Аналогичным образом к таблице добавляются столбцы.
