Умные таблицы excel

Автор: | 05.02.2022
Нет комментариев

Оглавление

Облачные инструменты

Сначала рассмотрим наипростейший способ. Преимущество таких инструментов – вам не нужно ничего скачивать, даже сам Microsoft Office. Облачные диски и Яндекса предоставляют неплохой функционал по отображению и базовому редактированию таблиц. Такой вариант идеально подходит для того, чтобы оперативно открыть файл, не дожидаясь установки дополнительного софта.

Google Docs

Сервис от самого популярного поисковика дублирует многие функции продуктов Microsoft. Фактически, его можно назвать лучшим сервисом такого плана в Интернете. Для использования необходим лишь аккаунт в системе гугла.

Воспользоваться этим сервисом можно так:

Чтобы зайти на страницу средства, на главной странице поиска в правом верхнем углу нажимаем на иконку дополнительных инструментов.

Среди различных проектов выбираем пункт «Документы».

Авторизуемся с помощью своего аккаунта. Подойдут данные авторизации страницы гугл-почты, так как этот логин и пароль – единый для всех сервисов.

Далее пользователь попадает на главную страницу документов, со всеми когда-либо открытыми через этот сервис документами. Здесь нажимаем на иконку с «плюсом» справа внизу.

Система сразу же запустит интерфейс создания нового документа

По умолчанию это стандартный текстовый документ, но это не важно, ведь мы всё равно будем открывать собственный файл. Поэтому, выбираем вкладку «Файл», похожую на такую же в «Ворде».

В подменю кликаем на пункт «Открыть», чтобы запустить через сервис сторонний документ.

Перед вами окно выбора нужных файлов

Для загрузки внешнего документа, выбираем пункт «Загрузка».

Сайт запустит интерфейс для загрузки ваших материалов. Нужный файл можно всего лишь перетащить, либо выбрать из нужной директории на компьютере.

Нажимаем «Открыть».

Среда откроет ваш файл для просмотра и базового редактирования. После сохранения новая версия сохранится в облаке, и её можно будет загрузить на компьютер.

Яндекс.Диск

Данное средство не обладает такими возможностями редактирования, как продукт гугла, но всё же достойно внимания. Способ просмотра с этого сервиса в первых шагах не отличается от предыдущего.

Далее необходимо выполнить такую последовательность:

  1. Точно так же нужно зайти в собственный аккаунт.

  2. Найти необходимый раздел «Файлы», и загрузить в него свой элемент.

  3. Для просмотра достаточно дважды кликнуть по файлу и сервис его откроет. В этом же окне можно нажать на опцию «Редактировать».

  4. Или выделить необходимый файл кликом мыши. Появится верхняя панель опций для конкретного файла. Нажимаем на значок «Редактировать».

Расширение файлов Excel

Categories: Excel

Меня часто спрашивают, зачем в Excel множество форматов файлов? А выбор действительно большой. Давайте разберемся поподробнее, для чего нужны разные расширение файлов Excel. Большинство типов файлов действительно полезны!

1. Расширение файлов Excel. Чем отличается  *.xlsx от *.xls?

Сперва ответим на самый распространенный вопрос

Файл с расширением *.xlsx — это формат подавляющего большинства файлов Excel на настоящий момент. Появился начиная с версии 2007. Как говорит нам википедия: это набор *.xml файлов, помещенный в архив.

Файл с расширением *.xls — это формат всех файлов версии Excel 2003 и раньше. Он не является архивом. Имеет меньше возможностей, работает медленнее.

Прочие форматы

2. Формат с поддержкой макросов в Эксель

Расширение *.xlsm — Расширение файлов Excel 2007 и выше. Способен хранить в себе макросы. Т.е. программный код на языке VBA (Visual Basic for Applications), подробнее читайте здесь.

3. Двоичная книга Excel. *.xlsb 

Расширение *.xlsb — это, объективно, самый удобный формат Excel. Это расширение позволяет уменьшать размер файла примерно в два раза, а убыстряет его работу где-то в полтора раза. Дело в том, что это документ хранящий информацию в бинарном коде, что позволяет быстрее работать с форматом .XML. Расширение просто не заменимо когда вы работаете с файлом с десятками тысяч строк (сохраните файл как Двоичная книга Excel (см. первую картинку). Тотальный разбор, от чего может тормозить Excel, читайте здесь.

Почему тогда все не пользуются этим форматом, если он такой хороший? Потому что ни один редактор не сможет открыть его, только Excel, т.е. теряется универсальность использования. Наприме, вы не откроете его онлайн или его не прочитает большинство альтернатив Excel.

Но, к сожалению, просто большинство пользователей никогда не слышало о *.xlsb.

4. Расширение *.xltx

Это формат для сохранения шаблонов. Скоро будет отдельная статья по этой теме. Макросы не сохраняет, для этого есть формат *.xltm — тоже самое, но с макросами.

5. Расширения *.xlam и *.xla

Форматы для cохранения надстроек в 2007 и выше и 2003 и ниже соответственно. Очень пригодятся, если нужно запускать макрос из любой книги.

И напоследок

Если вам попался формат .xlс — то это формат для сохранения диаграмм в Excel 2003. Формат — большая редкость и уже не поддерживается новыми версиями программы. Так же как и форматы WK1 и выше и форматы постепенно отмирающей Lotus 1-2-3.

<font> Поделитесь нашей статьей в ваших соцсетях: </font>

Редактирование и копирование пользовательских форматов

Чтобы отредактировать созданный пользовательский формат необходимо:

  1. Выделить ячейки, формат которых вы хотите отредактировать.
  2. Открыть диалоговое окно Формат ячеек и перейти на вкладку Число. Можно также воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl + 1.
  3. Изменить строку форматирования в поле Тип.

Распространить созданный пользовательский формат на другие ячейки можно следующими способами:

  1. Использовать функцию копирования по образцу.
  2. Выделить ячейки, открыть окно Формат ячеек, на вкладке Число в списке Все форматы выбрать нужный формат и нажать ОК.

Для удаления установленного формата ячейки, можно просто задать другой формат или удалить созданный из списка:

Работать без скачивания в Эксель Онлайн

Почти все офисные пакеты платные, в том числе Microsoft Office, в состав которого входит табличный редактор Excel. Подписочная схема оплаты требует регулярного внесения средств. Покупка постоянной лицензии обойдётся как минимум в 3500 рублей, для многих людей сумма достаточно серьёзная. Эксель Онлайн бесплатный во всех отношениях.

К тому же, редактор не требует установки, работая без скачивания – вот преимущества такой схемы:

  • Не нужно скачивать громоздкие установочные пакеты, объём которых измеряется сотнями мегабайт.
  • Быстрая загрузка – достаточно открыть браузер и перейти на главную страницу редактора. Он загрузится максимально быстро даже через мобильный интернет.
  • Можно быстро начать работу на любом компьютере, даже если на нём заблокирована установка программного обеспечения.
  • Не нужно искать источники, где можно быстро и безопасно просмотреть установочный пакет – Эксель Онлайн работает в браузере, это официальный сервис от одной из самых известных IT-компаний в мире.
  • Быстрый запуск Эксель Онлайн в браузере даже на самом слабом компьютере, в том числе на слабых нетбуках и бюджетных моноблоках.
  • Отправляйтесь в любую точку мира и работайте с документами так, словно никуда не уезжали – все таблицы всегда с вами, прямо в браузере, без необходимости возить с собой громоздкий жёсткий диск или флэшку.

Как конвертировать файл XLS

Если вы уже используете одну из программ для работы с электронными таблицами, о которых я уже упоминал, конвертировать проще всего, открыв файл XLS в этой программе, а затем сохранив его в другом формате. На сегодняшний день это самый быстрый способ преобразования файлов XLS в другие форматы, такие как CSV, PDF, XPS, XML, TXT, XLSX, PRN и другие подобные форматы.

Если у вас нет установленного редактора XLS или вы не хотите его устанавливать, используйте бесплатный конвертер документов. Zamzar – один из примеров бесплатного онлайн-конвертера файлов XLS, который конвертирует XLS в MDB, ODS и другие, включая форматы изображений, такие как JPG и PNG.

Если в вашем файле XLS есть данные, которые вам нужны, в открытом структурированном формате, онлайн-инструмент Mr. Data Converter является отличным вариантом, позволяющим конвертировать XLS или CSV напрямую в XML, JSON или ряд других похожих форматов.

Как открыть файл XLS

Файлы XLS могут быть открыты в любой версии Microsoft Excel. Вы можете открывать файлы XLS без Microsoft Excel, используя бесплатную программу Microsoft Excel Viewer, которая поддерживает открытие и печать файлов XLS, а также копирование данных из них.

Несколько бесплатных альтернатив Excel также можно использовать для открытия и редактирования файлов XLS: Kingsoft Spreadsheets и OpenOffice Calc.

Открывать и редактировать файлы XLS очень легко в веб-браузере Chrome с бесплатным расширением под названием «Редактирование файлов Office». Вы можете открывать и редактировать файлы XLS, найденные в интернете, без необходимости загружать их на свой компьютер, а также просматривать и манипулировать ими со своего компьютера, перетаскивая их в браузер Chrome.

Сохранение файлов XLS таким способом с использованием расширения Chrome приведёт к преобразования их формата на XLSX.

Если вы не используете Chrome, вы все равно можете открывать и редактировать файлы XLS исключительно онлайн с помощью бесплатного инструмента Zoho Sheet. Вам даже не нужна учетная запись пользователя для работы с файлами XLS в Zoho – вы можете загрузить файл на веб-сайт и сразу же начать вносить изменения. Он поддерживает сохранение обратно в онлайн-аккаунт или на компьютер в нескольких форматах, в том числе обратно в XLS.

DocsPal – это ещё одна бесплатная возможность просмотра XLS, которая является чисто программой для просмотра, а не редактором. Поскольку он работает в режиме онлайн без установки, он работает во всех браузерах и операционных системах.

Ваш файл XLS по-прежнему не может нормально открыться? Убедитесь, что вы правильно читаете расширение файла и не путайте файл XSL или XSLT с файлом XLS.

Восстановление Excel.

Excel — это продукт компании Microsoft, который входит в пакет Office. Это программа для работы с электронными таблицами.Возможные причины повреждения Excel файлов.

  • Скачки напряжения
  • Сбои в работе оборудования
  • Поражение вирусом
  • Некорректное исправление файла антивирусом
  • Ошибки работы Microsoft Excel
  • Некорректная работа с USB устройствами
  • Некорректная работа ПО третьих компаний, работающих с данными Excel
  • И прочее …

Восстановление повреждённого файла Excel можно выполнить тремя разными способами. Это:

  1. Использование собственных средств, встроенных в саму программу Excel.
  2. С помощью специальных утилит восстановления.
  3. С помощью специальных онлайн сервисов восстановления.

Восстановление средствами Microsoft Excel

Начиная с версии Microsoft Office 2007 в Excel добавлена возможность открытия повреждённых файлов. Для восстановления повреждённого Excel файла необходимо:

  • Нажать на кнопку главного меню и из списка выбрать пункт Открыть (Open) ⇒ Обзор.
  • В открывшемся окне проводника выделите повреждённый excel файл.
  • Далее в нижнем правом углу окна, рядом с кнопкой Открыть имеется кнопочка в виде маленького треугольника. Нажмите на него и из выпадающего списка меню выберите пункт Открыть и восстановить.

Запустится процесс восстановления файла. По окончании процесса Excel либо откроет файл с таблицами либо выдаст сообщение, что восстановить файл не удалось.С каждой новой версией Office алгоритмы функции восстановления повреждённых файлов улучшаются. Но не смотря на это, не редки случаи, когда программа не справляется с восстановлением Excel файла. В таких случаях можно попробовать сторонние программы восстановления.

Восстановление с помощью специальных утилит.

Исправлением повреждённых файлов Excel занимается большое количество спец утилит. Мы затронем только утилиту . Программа имеет поддержку русского языка и пользоваться ею довольно легко. На первом экране вы выбираете некорректный excel файл и нажимаете кнопку Анализировать. Далее нужно подтвердить восстановление. После завершения анализа, отображается вся восстановленная информация. В лицензионной версии можно восстановленную информация экспортировать в Excel файл. В демо версии к сожалению такое не предусмотрено.Recovery Toolbox for Excel не может восстановить в повреждённых XLS/XLSX файлах следующие значения и свойства:

  • Настройки печати
  • Гиперссылки
  • Защита области, листа и книги
  • Условное форматирование
  • Настройки сортировки
  • Проверка данных
  • Комментарии
  • Азиатские фонетические блоки
  • Макросы Visual Basic
  • Настройки для расчетов
  • Объединённые ячейки
  • Встроенные объекты, такие как изображения, диаграммы, заметки и прочее
  • Файлы, защищённые паролем

Лицензионная версия программы на момент написания статьи стоила $27.

Восстановление с помощью онлайн сервисов

Использование онлайн сервисов восстановления Excel файлов ещё проще чем использование утилит. Вам ничего на свой компьютер устанавливать не нужно. Единственное что нужно — это интернет соединение. Воспользуемся сервисов . Указанный сервис восстанавливает Excel файлы всех версий от Microsoft Excel 98 до Microsoft Excel 2016. Какие действия придётся выполнить:

По возможностям восстановления сервис схож с описанной выше утилитой. Оно и понятно. Ведь онлайн сервисы отправляют файл на свои сервера, где они обрабатываются утилитами восстановления и потом готовый файл снова возвращается на сервер, откуда потом скачивается пользователем.

Минусом данных онлайн сервисов является то, что доверить им восстановление файлов с конфиденциальной информацией нельзя.Помимо платных сервисов и утилит есть и бесплатные, но они не могут предложить алгоритмы, отличающиеся от алгоритмов восстановления самой программы Microsoft Office. Другими словами они не смогут восстановить повреждённые файлы, если их не смог восстановить сам Microsoft Excel.

Дополнительный способ.

Некоторые Excel таблицы, которые не открываются в Microsoft Office могут открываться в Open Office Calc.Apache OpenOffice (ранее OpenOffice.org, OO.org, OO.o, OOo) — свободный пакет офисных приложений. Конкурирует с коммерческими офисными пакетами (в том числе Microsoft Office) как на уровне форматов, так и на уровне интерфейса пользователя.

Как предоставить людям доступ к файлу?

В онлайн-редакторе Ворд доступна возможность групповой работы над документами. Можно вносить правки, делать комментарии, работать над оформлением, вставлять изображения, ссылки и графики. Самый простой способ – передать другому пользователю ссылку на файл. Делается это следующим образом:

  1. Откройте документ, над которым нужно поработать в коллективном режиме, и нажмите кнопку Настройки доступа в правом верхнем углу экрана.
  2. Выберите в блоке Скопируйте ссылку тип разрешения – Читатель только для просмотра файла, Комментатор для оставления комментариев (правка запрещена) и Редактор с возможностью редактирования текста.
  3. Нажмите Копировать ссылку, следом нажмите Готово – теперь передайте ссылку другому пользователю.

Таким образом, получить доступ к файлу могут только те люди, у которых есть ссылка. Если дать права редактора, то отредактировать содержимое файла сможет даже незарегистрированный пользователь.

Откройте документ, над которым необходимо провести работу.
Нажмите Настройки доступа в верхнем правом углу.
Впишите адреса электронной почты людей в блоке Предоставьте доступ пользователям и группам.
Добавьте к приглашению какое-либо текстовое сообщение

Обратите внимание, что здесь установлена галочка Уведомить пользователей – упомянутые пользователи получат оповещение о приглашении.
Выберите права, которые получат приглашаемые пользователи – Редактор для возможности редактирования, Комментатор для возможности оставлять комментарии без редактирования.
Нажмите Отправить для отправки приглашений указанным людям.. В таком режиме доступ к файлу получат только приглашённые пользователи из круга доверенных

В таком режиме доступ к файлу получат только приглашённые пользователи из круга доверенных.

Пользовательские форматы в Excel

При необходимости Вы можете легко добавить к стандартным числовым форматам Excel свои собственные. Для этого выделите ячейки, к которым надо применить пользовательский формат, щелкните по ним правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Формат ячеек (Format Cells) – вкладка Число (Number) , далее – Все форматы (Custom) :

В появившееся справа поле Тип: введите маску нужного вам формата из последнего столбца этой таблицы:

Как это работает.

На самом деле все очень просто. Как Вы уже, наверное, заметили, Excel использует несколько спецсимволов в масках форматов:

  • 0 (ноль) – одно обязательное знакоместо (разряд), т.е. это место в маске формата будет заполнено цифрой из числа, которое пользователь введет в ячейку. Если для этого знакоместа нет числа, то будет выведен ноль. Например, если к числу 12 применить маску 0000, то получится 0012, а если к числу 1,3456 применить маску 0,00 – получится 1,35.
  • # (решетка) – одно необязательное знакоместо – примерно то же самое, что и ноль, но если для знакоместа нет числа, то ничего не выводится
  • (пробел) – используется как разделитель групп разрядов по три между тысячами, миллионами, миллиардами и т.д.
  • – в квадратных скобках перед маской формата можно указать цвет шрифта. Разрешено использовать следующие цвета: черный, белый, красный, синий, зеленый, жёлтый, голубой.

Плюс пара простых правил:

  • Любой пользовательский текст (кг, чел, шт и тому подобные) или символы (в том числе и пробелы) – надо обязательно заключать в кавычки.
  • Можно указать несколько (до 4-х) разных масок форматов через точку с запятой. Тогда первая из масок будет применяться к ячейке, если число в ней положительное, вторая – если отрицательное, третья – если содержимое ячейки равно нулю и четвертая – если в ячейке не число, а текст (см. выше пример с температурой).

Как в Ворд вставить файл Excel: применение вставки со связкой

Данный вариант позволяет накрепко связать между собой два документа. Способ очень удобен. Ведь при изменении информации в табличном файле они будут автоматически отображаться и в Ворде.

Однако при перемещении источника, копия будет работать некорректно.

Чтобы привязать табличный редактор к странице Word нужно проделать следующие действия:

Во-первых, оба документа должны быть помещены в одну папку.

Во-вторых, открываем Word и вызываем диалоговое меню, нажимая на вкладку «Вставить». Она расположена во вкладке «Главная», которая находиться в главном меню.

В появившемся меню нужно найти пункт «Специальная вставка».

Дальше в открывшемся окне поставьте маркер рядом с строкой «Связать». К тому же в этой строке нужно проверить прописано ли там значение «File».

Теперь для вставки останется кликнуть по кнопке «Ок». Результат будет выглядеть следующим образом.

Теперь, чтобы увидеть таблицу необходимо дважды кликнуть по ярлыку.

Стоит отметить, что при изменении информации в файле Excel, все корректировки будут автоматически перенесены и в Word. Однако, на этот процесс затратится небольшой временной отрезок. Обновление должно сопровождаться нажатием на кнопку «Обновить связь». Стоит отметить, что после подтверждения в обоих документах будет одинаковая информация.

Вкладка Выравнивание

Переходим на вкладку Выравнивание. Здесь задается расположение числа или текста внутри ячейки: по вертикали, горизонтали, относительно центра, по направлению и т.д.

Расположение и назначение команд, как и в других окнах Excel, интуитивно понятно. Достаточно прочитать названия. Тут выравнивание по вертикали, тут – горизонтали. Можно объединить несколько ячеек в одну или длинное название переносить по словам

Обращу лишь внимание на пару интересных моментов

Когда в ячейку вносится число, оно автоматически «прилипает» к правому краю, а текст – к левому краю. Если число будет в левом столбце, а текст в следующем справа, то содержимое обоих столбцов будет выглядеть примерно так.

Читать такое не удобно (все сливается и нужно присматриваться). Поэтому правильно сделать отступ текста от левого края. Для этого достаточно выбрать в списке по горизонтали пункт по левому краю (отступ) и установить рядом в окошке значение отступа. См. рисунок ниже.

Теперь глазу намного приятнее.

Аналогичным образом можно отлепить число от правого края.

И еще один полезный совет. При создании таблицы в шапке часто объединяют ячейки, чтобы общее название «накрывало» сразу несколько столбцов. К примеру, как на картинке ниже.

«Продажи» захватывают все столбцы. Выглядит красиво, но не практично. К примеру, при выделении одного столбца диапазон автоматически расширится на все столбцы, находящиеся под объединенной ячейкой. Если попытаться скопировать этот диапазон, то может выскочить ошибка с сообщением о несовпадении ячеек. В общем, не очень практично. В то же время нужно сохранить внешний вид, как на картинке выше. Есть простой прием. Достаточно внести «Продажи» в крайнюю левую ячейку диапазона, посередине которого оно должно оказаться. Затем, начиная с этого слова, выделить вправо остальные ячейки диапазона, и выбрать пункт по центру выделения на вкладке Выравнивание.

Получится тот же эффект, только ячейки не будут объединены.

Рекомендую взять на вооружение этот способ форматирования. В конце статьи находится видео о том, как расположить надпись в середине диапазона, не используя объединение ячеек.

Значительная часть команд из вкладки Выравнивание также вынесена на ленту.

Следующие вкладки Шрифт, Граница, Заливка имеют понятное назначение и вид. С их помощью выбирается шрифт, цвет, размер и т.д.

Таблица без границ выглядит незавершенной

Поэтому ячейкам и таблице в целом нужно придать красивую, но не отвлекающую внимание, обводку. Выбираем во вкладке Граница тип границы, цвет, если нужно, и место проведения

Предварительный макет отображается тут же в середине окна.

Заливка ячейки производится в следующей вкладке. Здесь все еще понятней. Выбрали диапазон, залили, как нужно.

Последняя вкладка Защита используется для ограничения доступа к ячейкам (можно сделать так, чтобы нельзя было вносить изменения и др.). В конце статьи есть видео с подробным объяснением, как сделать защиту листа Excel и отдельных ячеек.

Самые часто используемые команды есть на ленте.

Если назначение какой-либо кнопки не понятно, следует подвести курсор и прочитать всплывающую подсказку.

При использовании форматирования следует помнить о том, что слишком пестрая раскраска сбивает с толку и рассеивает внимание

Поэтому формат желательно использовать только для увеличения читабельности и привлечения внимания к наиболее важной информации. Увлекаться не стоит

Увлекаться не стоит.

Если у вас проблемы с дизайнерским представлением или различные варианты формата не приводят к желаемому результату, то можно воспользоваться готовыми стилями. Выделяем нужный диапазон и нажимает кнопку Стили ячеек на вкладке Главная на ленте.

Здесь можно выбрать готовое решение. Но я как-то не особо пользуюсь такой возможностью. Получается слишком пестро, хотя и довольно стильно, по-современному.

Пробуйте различные варианты. Смотрите, что нравится больше. Но лучше, повторюсь, не увлекаться. Думайте о тех, кто будет работать с вашими таблицами да и о себе тоже, когда придется открыть этот файл через несколько месяцев.

Работа с Excel в фоновом задании

Встала задача. По электронной почте приходят письма с вложениями таблиц Excel. Получение почты производится встроенным клиентом 1С фоновым заданием. Необходимо было по расписанию несколько раз в день извлекать из новых писем вложения и загружать из них данные. Тут я столкнулся с проблемой — работать с Excel в фоновом задании ни через COM, ни через ADO не удавалось. Вываливалась ошибка. Нигде в сети четкого решения проблемы я не обнаружил. В итоге, собирая информацию по крупицам из разных источников (порой и вовсе не связанных с 1с) и нескольких дней мучений все же я решил данную проблему. Ниже я опишу свое решение, чтобы помочь таким же, как я )

Проверка совместимости файлов Эксель

Когда вы используете Microsoft Excel нового образца (начиная с Office 2007), а сохраняете файл в устаревшем формате xls, некоторые элементы расчетов или оформления могут быть потеряны, т.к. их не поддерживают предыдущие версии программы. Поэтому, перед каждым подобным сохранением пользуйтесь проверкой совместимости

Проверка совместимости файлов Эксель

Для этого, выполните Файл – Сведения – Проверка книги – Проверка совместимости . Программа отобразит окно со списком функций, которые не поддерживается, в комментарии будет указано, как себя поведёт программа, если не принять мер по обеспечению совместимости.

Если программа нашла ошибки совместимости – вам нужно на них отреагировать. Вы можете заменить неподдерживаемые формулы и функции, либо удалить их. Если оставить всё, как есть – это может изменить результаты расчетов и привести к серьёзным ошибкам.

Окно проверки совместимости

Правильный выбор типа файла при сохранении позволит вам избежать проблем совместимости и потери данных.Я рекомендую не использовать Excel старого образца и, тем более, не сохранять свои проекты в их форматах. Пожалуй, порекомендую делать проверку совместимости для всех документов, ведь с каждой новой редакцией программы, добавляются новые функции. Например, если вы пользуетесь срезами в Excel 2013, то Эксель 2007 и 2010 этот инструмент не поддерживают, у вас будут проблемы. Главное — инструмент проверки даёт все возможности оценить возможные сложности с открытием в других версиях программы.

Спасибо за прочтение этой статьи. Следующий пост будет о защищенном режиме просмотра. Обязательно прочтите, от этого зависит безопасное использование вашей информации!

Как зарегистрировать учетную запись?

Чтобы приступить к работе в Эксель Онлайн, потребуется учётная запись Google. Регистрация занимает не более 2-3 минут с подтверждением номера мобильного телефона. Пошаговая инструкция включает девять простых пунктов:

  1. Воспользуйтесь на Эксель Онлайн – она приведёт на главную страницу редактора.
  2. Найдите блок Для личных целей и нажмите кнопку Открыть Google Таблицы, чтобы на экране появилась форма входа.
  3. Нажмите в форме входа ссылку Создать аккаунт, выберите в выпадающем списке пункт Для себя, мы рассматриваем редактор для частных пользователей.
  4. Впишите в регистрационную форму имя и фамилию пользователя, укажите в следующем поле будущий логин для своей учётной записи (если имя окажется занятым, вы получите уведомление). Вместе с логином открывается электронный почтовый ящик в зоне @gmail.com.
  5. Задайте пароль, отвечающий требованиям безопасности – не менее восьми символов длиной, большие и маленькие буквы, цифры и (желательно, но необязательно) спецсимволы. Пароль указывается дважды – запомните или запишите его.
  6. Нажмите Далее – аккаунт почти готов, укажите в следующем наборе полей резервную электронную почту, номер мобильного телефона, пол и дату рождения.
  7. На указанный номер поступит SMS, содержащее код подтверждения – введите его на следующей странице.
  8. На следующем этапе указывается назначение номера – кликните ссылку Другие варианты и выберите, для чего будет использоваться номер. Доступные варианты – для всех сервисов Google, только для звонков или только для восстановления пароля.
  9. Подтвердите ознакомление с лицензионным соглашением нажатием кнопки Принимаю – на этом регистрация завершена.

Теперь всё готово к работе с таблицами. Создайте новый документ или выберите готовый шаблон из представленной на странице галереи.

Не хочется создавать новую электронную почту – используйте во время регистрации уже существующий почтовый ящик. Инструкция немного меняется:

Определение файловых форматов Excel

Возможно, одну из наиболее сложных проблем в Excel представляет почти ошеломляющее количество форматов файлов, с которыми он может работать. С появлением Excel 2007 все стало еще более запутанным, поскольку в этой версии появилось несколько новых форматов. В этой статье описываются новые форматы файлов, которые используются Excel, начиная с Excel 2007.

Распознаем новые форматы файлов Excel

Новые форматы файлов Excel:

  • XLSX — файл книги, которая не содержит макросов;
  • XLSM — файл книги, которая содержит макросы;
  • XLTX — файл шаблона книги, которая не содержит макросов;
  • XLTM — файл шаблона книги, которая содержит макросы;
  • XLSA — файл надстройки;
  • XLSB — двоичный файл, подобный старому формату XLS, но способный вмещать в себя новые возможности;
  • XLSK — файл резервной копии.

За исключением XLSB, все это открытые форматы файлов XML, а это значит, что другие приложения смогут читать такие типы файлов и производить в них запись.

XML-файлы — это сжатые архивом ZIP текстовые файлы. Если вы переименуете один из этих файлов так, чтобы он имел расширение ZIP, то сможете проанализировать его содержимое с помощью любой утилиты для файлов ZIP — в том числе и встроенной в Windows поддержки этих файлов.

Пакет обеспечения совместимости Office

Как правило, пользователи, работающие с более ранней версией Excel, не имеют возможности открывать книги, которые были сохранены в новых форматах файлов Excel. Но, к счастью, компания Microsoft выпустила бесплатный пакет обеспечения совместимости для Office 2003 и Office ХР (Compatibility Pack).

Пользователи Office 2003 или Office ХР, которые устанавливают пакет обеспечения совместимости, смогут открывать у себя файлы, созданные в Office 2007 и Office 2010, а также сохранять файлы в новых форматах. Пакет обеспечивает совместимость для следующих программ Office: Excel, Word и PowerPoint. Чтобы загрузить вышеупомянутый пакет обеспечения совместимости, выполните поиск в Интернете по словам Microsoft Office Compatibility Pack.

Сохранение файла для использования в более старой версии Excel

Чтобы сохранить файл для его последующего использования в более старой версии Excel, выберите Файл ► Сохранить как и укажите в раскрывающемся списке один из следующих типов.

  • Книга Excel 97-2003 (*.xls) — если файл будет использован теми, у кого установлены Excel 97, Excel 2000, Excel 2002 или Excel 2003.
  • Книга Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls) — если файл будет использован теми, у кого установлены Excel 5 или Excel 95.

При сохранении файла в одном из этих форматов Excel выводит диалоговое окно проверки совместимости. В нем будет содержаться список всех возможных проблем, связанных с совместимостью.

Если книга будет применяться только теми, у кого установлен пакет обеспечения совместимости, вам не нужно сохранять ее, указывая старые форматы файлов. Тем не менее будет полезно запустить проверку совместимости, чтобы убедиться в том, что вы не используете функции, которые не поддерживаются в более ранних версиях Excel. Чтобы проверить потенциальные проблемы совместимости в активной книге, выберите Файл ► Сведения ► Поиск проблем ► Проверка совместимости.

Если вы хотите использовать один из старых форматов файлов в качестве формата по умолчанию, выберите Файл ► Параметры и перейдите в раздел Сохранение. Укажите формат файла по умолчанию в раскрывающемся списке Сохранять файлы в следующем формате.